HR Records یک سیستم ثبت منابع انسانی است. وظیفه اصلی آن، تهیه یک پایگاه داده مرکزی شامل سوابق برای کلیه کارمندان گذشته و حال است. سوابق منابع انسانی به اسناد اطلاعاتی گفته می شود که توسط یک سازمان برای انجام وظایف خود استفاده می شود. این نشان دهنده حافظه سازمان است. سوابق اطلاعات مربوط به سازمان را ارائه می دهد كه به صورت ملموس حفظ می شوند، این شامل نمودارهای نوشتاری، تصویری، و غیره میشود.